Kasa fiskalna -Co powinnaś wiedzieć o niej wiedzieć, zanim ją kupisz?

Wiele Mam stanęło zapewne kiedyś przed wyzwaniem zakupu kasy swojemu dziecku. Plastikowego gadżetu, dzięki któremu zabawa w sklep stawała się dużo ciekawsza. Niemniej jednak, dziś, gdy coraz więcej kobiet zakłada własne firmy i bierze na siebie prowadzenie handlu, wizja Mamy z prawdziwą kasą fiskalną nie powinna nikogo dziwić. Jest kilka podstawowych rzeczy, które warto wiedzieć o urządzeniach służących do rejestrowania sprzedaży.

Kasa fiskalna – sposób przechowywania kopii paragonów fiskalnych

Każda kasa fiskalna nie tylko wystawia paragon dla klienta, ale także realizuje jego kopię. Słowo „realizuje” zostało tu użyte celowo, gdyż nie zawsze proces ten będzie polegał na wydrukowaniu dodatkowego dokumentu. Na polskim rynku nadal oczywiście są dostępne urządzenia rejestrujące, które wystawiają zarówno paragon, jak i kopię tego dowodu sprzedaży. Jednak coraz większą popularnością cieszą się kasy z modułem elektronicznym.

Działanie tej technologii jest proste i efektywne zarazem – urządzenie wystawia dowód sprzedaży przeznaczony dla nabywcy towaru lub usługi, natomiast jego kopię zapisuje na karcie pamięci SD lub microSD. Cyfrowa archiwizacja danych ma wiele zalet. Zmniejszają się koszty eksploatacji urządzenia, gdyż jednorazowo trzeba w nim stosować tylko jedną rolkę papieru termicznego. Dostęp do przechowywanych informacji jest dużo łatwiejszy, a kopię paragonów można dodatkowo zabezpieczyć, zapisując ją np. na dysku twardym komputera lub pendrivie – wyjaśnia ekspert Polskiego Centrum Kas Fiskalnych, Marcin Ciechowicz.

Baza towarowa w kasie fiskalnej

Kasa fiskalna pozwala na zdefiniowanie oferowanych produktów lub usług. Każdemu elementowi asortymentu można przypisać nie tylko jednoznaczną nazwę, ale także np. grupę towarową. Wielkość bazy PLU jest parametrem technicznym, który warto dopasować do potrzeb konkretnej firmy. Poszczególne modele kas fiskalnych mogą bowiem obsłużyć od kilkuset do kilkudziesięciu tysięcy pozycji towarowych. W przypadku drukarek rejestrujących sprzedaż, liczba ta może wynieść nawet 1 000 000 PLU.

Kasa fiskalna czy drukarka fiskalna?

Wybór pomiędzy kasą a drukarką fiskalną jest bardzo istotny i niesie za sobą wiele konsekwencji. Obydwa rodzaje urządzeń pozwalają na rejestrowanie obrotu ze sprzedaży na rzecz klientów indywidualnych, ale odmienny jest sposób ich działania.

Kasa fiskalna to rozwiązanie technologiczne, które może działać całkowicie samodzielnie. Oferuje współpracę z urządzeniami peryferyjnymi, ale ich zastosowanie nie jest konieczne do prowadzenia sprzedaży. Na kasie można zaprogramować bazę towarową i po prostu zacząć obsługiwać klientów. Natomiast drukarka fiskalna funkcjonuje jedynie w połączeniu z komputerem. To z niego czerpie informacje niezbędne do prowadzenia handlu, m.in. te dotyczące oferowanych produktów lub usług – tłumaczy Marcin Ciechowicz.

Parametrów i funkcji, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze kasy fiskalnej, jest oczywiście znacznie więcej. To zarówno liczba klawiszy funkcyjnych i portów komunikacyjnych, jak i szybkość działania mechanizmu drukującego. W niektórych przypadkach istotne mogą się okazać również kwestie związane z gabarytami i wagą urządzenia lub nawet jego kolorem. Dlatego przed zakupem kasy rejestrującej warto skorzystać z wiedzy doświadczonego sprzedawcy, który pomoże w dostosowaniu technologii do potrzeb danego biznesu.